Todos sabem que o principal objetivo de uma empresa é gerar lucros e ter a capacidade de se manter para direcionar suas metas para voos maiores certo? Mas o que ninguém contou é que você pode fazer a gestão de comprar em passos simples e ainda controlar todos os gastos.

O processo de comprar é extremamente importante, porque eles podem barrar o crescimento da empresa. É como se você fizesse investimento sem foco ou até mesmo retrabalhos frequentes.

É importante lembrar que ao realizar as compras não poderá faltar produtos, matérias de consumo ou matéria prima, de modo que não exceda o valor disponível e a imobilização do dinheiro. Ou seja, o principal objetivo é providencias o suprimento sem prejudicar o setor comercial, operacional e financeiro da empresa.

Deu para perceber que são muitas etapas e informações que precisam ser levadas em conta, certo?

Mas colocar em prática a gestão de compras e suprimentos eficaz pode ser mais fácil do que você imagina.

Vale lembrar que os passos não precisam ser seguidos em sequencia, pois a maneira de caminhar varia conforme o ramo de atuação, porte da empresa, estratégia, entre outros. Mas é fundamental que estejam alinhados com o objetivo da empresa, porque é muito importante saber onde quer chegar e alinhar todas as metas.

Sabendo de tudo isso, vamos ao que interessa: aos passos como fazer gestão de compras em 7 passos extremamente simples!

Planejamento

Trace um caminho onde e quando chegar é importante estudar bem a situação para esse passo. A primeira coisa mais importante é saber onde quer chegar, ou seja, o que se espera da gestão de compras. A segunda coisa mais importante a fazer é o levantamento recursos disponíveis e da situação em que se encontra.

Para começar a traças as metas é importante ter o ponto de partida e o objetivo final em mente, assim é possível fazer um cronograma compatível.

Identificar os produtos

Para conseguir iniciar a implementação da gestão de comprar é muito importante identificar os produtos, saber exatamente a descrição e especificação técnica. Ter o máximo de entendimento possível da dimensão, prazo de validade, peso, fragilidade e tudo o que precisa saber sobre o produto que será comprado.

É importantíssimo acompanhar tudo de perto e não ter distração, porque a perda de controle inviabiliza todo o planejamento, por menor que tenha sido a estratégia de gestão de compras.

Integração

Para ter sucesso na gestão de compras a palavra chave é integração dos processos! Os departamentos envolvidos precisam estar totalmente integrados e envolvidos na movimentação dos materiais. Fazendo com que as informações sejam confiáveis e estejam o mais atualizadas possíveis para possibilitar visões a longo prazo.

Controle

Perfeito controle físico da movimentação dos itens é a condição obrigatória para ter o controle financeiro do estoque. Embora a atenção volte mais para o aspecto físico, o que mais importa é o montante de dinheiro envolvido e os problemas financeiros que podem causar o descontrole.

Nada pode passar em branco, principalmente o registro cronológico da movimentação física dos itens, informações sobre a demanda, prazo de produção, sazonalidade, etc.

Classificação de Importância

Agora você já vai conseguir tirar da prancheta e passar para a parte prática. Identificando, integrando e controlando a movimentação de tudo o que vem acontecendo.

Mas como isso irá reduzir seu custo?

Muitos dos problemas financeiros e prejuízos operacionais estão diretamente ligados à má gestão do estoque. São problemas que ficam ocultos por algum tempo, não são visíveis à primeira vista porque ficam perdidos no meio de muitos itens. Por isso, quando surgem já podem ter causado danos irreversíveis.

Metodologia de Indicadores

Com todos os dados em mãos você conseguirá utilizar uma metodologia técnica para poder comprar na hora certa, na quantidade exata, de forma automática e conseguirá uma margem de segurança ainda melhor.

O objetivo desses indicadores é conseguir transformar os dados em indicadores calculados um por um, visando tornar ainda mais fácil a compreensão!

São os principais indicadores: estoque mínimo e estoque máximo.

Em alguns itens de importância estratégica, além destes dois, pode estabelecer um estoque de segurança.

Implementação ERP

Por fim, você já deve ter percebido que esse método de compras pode ser realmente eficaz não é? Mas ainda sim é necessário controle e integração automatizada entre os processos e áreas.

Para isso existe a solução no uso da ferramenta de gestão que se chama Sistema Integrado de Gestão Empresarial, extremamente adequado ao ramo de atividade, funcional e flexível diante de todas as necessidades operacionais. O ERP integra departamentos, processos, centraliza as informações em um único banco de dados, sem redundância de dados e inconsistências. Com todos esses passos você conseguira otimizar e tá mesmo diminuir os custos da sua gestão de compras cada vez mais.